Жить станет проще: как Xero поможет предпринимателям в управлении бухгалтерией

Люди-универсалы встречаются нечасто. А те, что встречаются, умеют многое, но точно не всё: гениальный Леонардо да Винчи был художником, музыкантом, инженером и изобретателем, но вряд ли он разбирался во всех видах ракообразных. И тем более нельзя требовать от современного предпринимателя, чтобы он был экспертом во всём. А сегодня на владельцев бизнеса падает море обязанностей: они должны заниматься товаром, ориентироваться в трендах, платить налоги, искать маркетплейсы, заниматься вопросами оплаты, легально выводить и оформлять средства, заключать договоры и быть немного юристами, бухгалтерами и маркетологами.

К счастью, вокруг предпринимателей образовалась целая экосистема из продуктов, предложений и сервисов, которые облегчают работу и контроль. Теперь даже не нужно нанимать целый штат специалистов, которые будут отвечать за разные сферы деятельности, достаточно начать работу с одним из инструментов: да и по цене второй вариант будет сильно дешевле. Один из сервисов, помогающий вести бухгалтерский учёт — Xero. Его можно просто и быстро связать со своим аккаунтом Payoneer и убить сразу двух зайцев: вы сможете удобно получать деньги и распоряжаться ими, а Xero в это время будет вести учёт.

Основное про Xero

Xero — один из ведущих и самый известный среди провайдеров программного обеспечения для ведения бухгалтерского контроля. Клиентская база Xero поистине огромная: более 2 миллионов пользователей работают с сервисом, и среди них есть и фрилансеры, и индивидуальные предприниматели, и владельцы бизнеса разных размеров, и компании. Xero называют лучшим бухгалтерским решением около 16 тысяч фирм.

У Xero есть множество функций управления капиталом, он предлагает интеграцию с более чем 800 платформами, предоставляет обширные отчёты и позволяет присоединять неограниченное количество пользователей к аккаунту. Также сервис регулярно добавляет новые возможности: например, недавно появился инструмент для управления проектами, которого сильно не хватало пользователям до этого. Xero — облачное бухгалтерское ПО, а это значит, что получить доступ к инструментам сервиса в своём аккаунте можно с любого устройства, из любого браузера и из любой точки мира, если у вас есть интернет.

У сервиса довольно простой пользовательский интерфейс, но изучение всех функций, возможностей и способов их применения занимает время. Привыкнуть и разобраться в навигации и использовании можно довольно просто, а в справочном центре есть несколько статей и инструкций, которые ускорят этот процесс. Большинство пользователей называют Xero гораздо более удобным и понятным, чем большинство аналогичных сервисов.

Зачем нужен Xero

Xero помогает фрилансерам и владельцам малого, среднего и крупного бизнеса с теми задачами по контролю за финансами, которые до этого нужно было выполнять вручную. Пользователи Xero могут легко отслеживать денежные потоки, проверять оплату выставленных счетов, смотреть, какие счета нужно оплатить им самим. Программное обеспечение предлагает множество инструментов учёта и отчётности и подстраивается под индивидуальные потребности бизнеса. Любой из тарифных планов Xero позволяет подключать неограниченное количество пользователей, чего практически никогда не предлагают другие сервисы.

Xero синхронизируется с вашим банковским счётом или платёжной системой, которой вы пользуетесь, что позволяет импортировать в сервис все ваши платёжные транзакции и выполнять различные бухгалтерские операции. Также с сервисом можно:

• отслеживать потоки средств в реальном времени. Вы сможете получить доступ к своей учётной записи в Xero с любого устройства на IOS, Android, Windows и других операционных системах, и в режиме реального времени отслеживать статусы всех переводов.
• создавать инвойсы. Xero позволяет создавать инвойсы прямо в аккаунте и отправлять их вашим клиентам. Чтоб вы не пребывали в неведении, сервис уведомляет о том, что получатель открыл инвойс, в тот же момент, как это происходит.
• упорядочивать платежи. Парой кликов вы можете импортировать и упорядочить все транзакции.
• работать с возможностями сервиса на ходу. У Xero есть мобильное приложение, которое по функциональности не уступает компьютерной версии. В приложении вы можете точно так же отслеживать транзакции, формировать инвойсы и контролировать оплату счетов. У Xero есть даже приложение для Apple Watch, чтоб вы всегда могли оставаться в курсе дел.

Преимущества и недостатки Xero

Хотя сервис может показаться отличным, удобным и идеальным для предпринимателей, перед началом работы с ним нужно узнать и минусы. Скорее всего, они покажутся вам незначительными, но предупреждён — значит, вооружён.

Плюсы Xero:

• возможность получить доступ к информации в аккаунте с любого устройства;
• мобильное приложение;
• возможность добавлять неограниченное количество пользователей;
• интеграция с сотнями платформ;
• неограниченная доступная поддержка пользователей;
• постоянное обновление функций и добавление новых;
• возможность получить двойную запись в бухучёте, получить отчёты и аналитику;
• возможность отслеживания расходов, управления контактами и множество дополнительных функций;
• подстраивание функций под требование бизнеса;

Минусы Xero:

• достаточно высокая стоимость тарифных планов всех уровней;
• отсутствие поддержки по телефону;
• невозможность быстро разобраться во всех функциях,
• платная дополнительная функция расчёта заработной платы.

Как соединить Xero и ваш аккаунт Payoneer

Конечно же, среди сотен платформ, с которыми работает Xero, есть и платёжная система Payoneer. Раньше, чтоб пользоваться всеми функциями Xero, предпринимателям приходилось вручную импортировать данные из Payoneer на платформу, но теперь всё гораздо проще. Теперь достаточно связать аккаунты Xero и Payoneer, и вся информация будет загружаться и обновляться автоматически в режиме реального времени.

Чтобы подключить Xero к аккаунту Payoneer, надо:

1. Зарегистрироваться в Payoneer или войти в свой аккаунт.
2. Зайти в “Настройки”, потом нажать “Интеграция с бухгалтерскими программами”.
3. Выбрать Xero и следовать инструкции, которая появится на экране. Несколько простых шагов — и ваши аккаунты связаны.

После интеграции Payoneer в Xero лента ваших транзакций из платёжной системы появится в бухгалтерском сервисе. Информация о платежах Payoneer, об инвойсах и поступлениях будет отображаться сразу в Xero.

Что даст совместное использование Xero с Payoneer

Работа с Xero делает гораздо проще жизнь предпринимателей и фрилансеров, особенно тех, кто работает сразу с большим количеством платформ. Если ваша лента транзакций Payoneer интегрирована в Xero, вы можете одновременно и быстро отслеживать поступления с Amazon, Walmart, eBay, Upwork, Fiverr, Airbnb, PayPal, Stripe и других площадок. Вам не нужно будет импортировать каждую транзакцию в Xero, и постоянно переключаться между вкладками с Xero и Payoneer тоже будет не нужно.

Если вы работаете с подрядчиками, поставщиками, клиентами, заказчиками, сотрудниками и фрилансерами через Payoneer, с помощью Xero вы сможете выставлять им счета, отправлять инвойсы, следить за оплатой счетов и платить по всем счетам самому. Бухгалтерский сервис будет контролировать все транзакции, состояние счетов, вывод средств и выплату зарплат. А ещё вы сможете:

• отслеживать поступления, выплаты и издержки в едином месте;
• управлять платежами Payoneer и добавлять их в ленту транзакций;
• следить за статусами платежей онлайн;
• отслеживать поступления из-за границы через мультивалютный или обычный аккаунт;
• подключать членов команды или сотрудников в неограниченном количестве к своему аккаунту, и все они будут получать доступ к таблицам, ленте транзакций и другой информации.

Стоимость планов Xero

Использование Xero — удовольствие не самое дешёвое, и хотя возможности сервиса полностью отбивают плату за них, некоторые предприниматели колеблются перед оформлением подписки. Для владельцев малого бизнеса цена может показаться высоковатой с учётом того, что часть функций может быть ненужной, однако для среднего и крупного бизнеса стоимость более чем оправдана.

Всего Xero предлагает три тарифных плана: Starter за 22$ в месяц, Standard за 35$ и Premium за 47$. К каждому плану можно докупить дополнительные функции за 4$-7$: аналитику, отслеживание проектов и отчёт по расходам. Новые пользователи могут получить бесплатный доступ ко всем функциям в пробный период на 30 дней. Также служба поддержки Xero доступна круглосуточно и семь дней в неделю.

Первый план Starter, по уверениям Xero, подходит индивидуальным предпринимателям, начинающим бизнесменам и фрилансерам. План включает в себя возможность отправлять предложения и выставлять 20 инвойсов в месяц, добавлять до 5 счетов, утверждать банковские операции, управлять счетами и квитанциями с помощью Hubdoc, получить данные о бизнесе и краткосрочном движении денежных потоков.

Второй план Standard подойдёт для растущего малого бизнеса. Он включает в себя то же самое, что и первый план, но предприниматели могут неограниченно отправлять предложения, выставлять инвойсы и добавлять счета. Дополнительно Standard обеспечивает массовое утверждение транзакций.

Последний план Premium, по мнению Xero, хорош для стабильного бизнеса любых размеров. Он предлагает всё то же, что и Standard, плюс использование мультивалютного аккаунта.

Кроме всего прочего, в каждый план включены ведение отчётности, приём платежей, создание и отправка заказов, управление и обмен файлами и документами, управление контактами, автоматический расчёт налогов и комиссий за транзакции. Вы можете прекратить сотрудничество с Xero по желанию, предупредив менеджеров сервиса за месяц.

Итого, можно сказать, что Xero — прекрасный сервис для управления бухгалтерией, который сильно упрощает жизнь предпринимателям. Он предлагает множество функций, позволяет добавлять к одному аккаунтов неограниченное число пользователей, в его инструментах достаточно просто разобраться, служба поддержки работает постоянно и хорошо.