Жити стане простіше: як Xero допоможе підприємцям в управлінні бухгалтерією

Люди-універсали зустрічаються нечасто. А ті, що зустрічаються, вміють багато чого, але точно не все: геніальний Леонардо да Вінчі був художником, музикантом, інженером та винахідником, але навряд чи він розумівся на всіх видах ракоподібних. І тим більше не можна вимагати від сучасного підприємця, щоб він був експертом у всьому. А сьогодні на власників бізнесу падає море обов’язків: вони повинні займатися товаром, орієнтуватися в трендах, сплачувати податки, шукати маркетплейси, займатися питаннями оплати, легально виводити та оформлювати кошти, укладати договори та бути трохи юристами, бухгалтерами та маркетологами.

На щастя, навколо підприємців утворилася ціла екосистема з продуктів, пропозицій та сервісів, які полегшують роботу та контроль. Тепер навіть не потрібно наймати цілий штат фахівців, які відповідатимуть за різні сфери діяльності, достатньо розпочати роботу з одним із інструментів: та й за ціною другий варіант буде значно дешевшим. Один із сервісів, що допомагає вести бухгалтерський облік – Xero. Його можна просто і швидко зв’язати зі своїм акаунтом Payoneer і вбити одразу двох зайців: ви зможете зручно отримувати гроші та розпоряджатися ними, а Xero в цей час вестиме облік.

Основне про Xero

Xero – один із провідних та найвідоміших серед провайдерів програмного забезпечення для ведення бухгалтерського контролю. Клієнтська база Xero справді величезна: понад 2 мільйони користувачів працюють із сервісом, і серед них є і фрилансери, і індивідуальні підприємці, і власники бізнесу різних розмірів, і компанії. Xero називають найкращим бухгалтерським рішенням близько 16 тисяч фірм.

Xero має безліч функцій управління капіталом, він пропонує інтеграцію з більш ніж 800 платформами, надає великі звіти та дозволяє приєднувати необмежену кількість користувачів до акаунту. Також сервіс регулярно додає нові можливості: наприклад, нещодавно з’явився інструмент для управління проєктами, якого сильно не вистачало користувачам до цього. Xero – хмарне бухгалтерське ПЗ, а це означає, що отримати доступ до інструментів сервісу у своєму акаунті можна з будь-якого пристрою, з будь-якого браузера та з будь-якої точки світу, якщо у вас є інтернет.

Сервіс має досить простий користувацький інтерфейс, але вивчення всіх функцій, можливостей та способів їх застосування займає час. Звикнути та розібратися в навігації та використанні можна досить просто, а в довідковому центрі є кілька статей та інструкцій, які прискорять цей процес. Більшість користувачів називають Xero набагато зручнішим та зрозумілішим, ніж більшість аналогічних сервісів.

Навіщо потрібен Xero

Xero допомагає фрилансерам та власникам малого, середнього та великого бізнесу з тими завданнями з контролю за фінансами, які до цього потрібно було виконувати вручну. Користувачі Xero можуть легко відстежувати грошові потоки, перевіряти оплату виставлених рахунків, дивитися, які рахунки потрібно сплатити їм самим. Програмне забезпечення пропонує безліч інструментів обліку та звітності та підлаштовується під індивідуальні потреби бізнесу. Будь-який із тарифних планів Xero дозволяє підключати необмежену кількість користувачів, чого практично ніколи не пропонують інші сервіси.

Xero синхронізується з вашим банківським рахунком або платіжною системою, якою ви користуєтеся, що дозволяє імпортувати в сервіс усі ваші платіжні транзакції та виконувати різні бухгалтерські операції. Також із сервісом можна:

• відстежувати потоки коштів у реальному часі. Ви зможете отримати доступ до свого облікового запису в Xero з будь-якого пристрою на IOS, Android, Windows та інших операційних системах, і в режимі реального часу відстежувати статуси всіх переказів.
• створювати інвойси. Xero дозволяє створювати інвойси прямо в акаунті та надсилати їх вашим клієнтам. Щоб ви не перебували в невіданні, сервіс повідомляє про те, що одержувач відкрив інвойс, у той самий момент, як це відбувається.
• упорядковувати платежі. Парою кліків ви можете імпортувати та упорядкувати всі транзакції.
• працювати з можливостями сервісу на ходу. Xero має мобільний застосунок, який за функціональністю не поступається комп’ютерній версії. У застосунку ви можете так само відстежувати транзакції, формувати інвойси та контролювати оплату рахунків. Xero має навіть застосунок для Apple Watch, щоб ви завжди могли залишатися в курсі справ.

Переваги та недоліки Xero

Хоча сервіс може здатися чудовим, зручним та ідеальним для підприємців, перед початком роботи з ним потрібно дізнатися і про мінуси. Швидше за все, вони здадуться вам незначними, але попереджений – значить, озброєний.

Плюси Xero:

• можливість отримати доступ до інформації в акаунті з будь-якого пристрою;
• мобільний застосунок;
• можливість додавати необмежену кількість користувачів;
• інтеграція із сотнями платформ;
• необмежена доступна підтримка користувачів;
• постійне оновлення функцій та додавання нових;
• можливість отримати подвійний запис у бухобліку, отримати звіти та аналітику;
• можливість відстеження витрат, управління контактами та безліч додаткових функцій;
• підлаштовування функцій під вимоги бізнесу;

Мінуси Xero:

• досить висока вартість тарифних планів усіх рівнів;
• відсутність підтримки телефоном;
• неможливість швидко розібратися у всіх функціях;
• платна додаткова функція розрахунку заробітної плати.

Як з’єднати Xero та ваш акаунт Payoneer

Звісно ж, серед сотень платформ, з якими працює Xero, є і платіжна система Payoneer. Раніше, щоб користуватися всіма функціями Xero, підприємцям доводилося вручну імпортувати дані з Payoneer на платформу, але тепер усе набагато простіше. Тепер достатньо зв’язати акаунти Xero та Payoneer, і вся інформація завантажуватиметься та оновлюватиметься автоматично в режимі реального часу.

Щоб підключити Xero до акаунту Payoneer, потрібно:

1. Зареєструватися в Payoneer або увійти до свого акаунту.
2. Зайти в “Налаштування”, потім натиснути “Інтеграція з бухгалтерськими програмами”.
3. Вибрати Xero та слідувати інструкції, яка з’явиться на екрані. Кілька простих кроків – і ваші акаунти зв’язані.

Після інтеграції Payoneer в Xero стрічка ваших транзакцій із платіжної системи з’явиться в бухгалтерському сервісі. Інформація про платежі Payoneer, про інвойси та надходження відображатиметься одразу в Xero.

Що дасть спільне використання Xero з Payoneer

Робота з Xero значно спрощує життя підприємців та фрилансерів, особливо тих, хто працює одразу з великою кількістю платформ. Якщо ваша стрічка транзакцій Payoneer інтегрована в Xero, ви можете одночасно та швидко відстежувати надходження з Amazon, Walmart, eBay, Upwork, Fiverr, Airbnb, PayPal, Stripe та інших майданчиків. Вам не потрібно буде імпортувати кожну транзакцію в Xero, і постійно перемикатися між вкладками з Xero та Payoneer теж не потрібно.

Якщо ви працюєте з підрядниками, постачальниками, клієнтами, замовниками, співробітниками та фрилансерами через Payoneer, за допомогою Xero ви зможете виставляти їм рахунки, надсилати інвойси, стежити за оплатою рахунків та сплачувати за всіма рахунками самому. Бухгалтерський сервіс контролюватиме всі транзакції, стан рахунків, виведення коштів та виплату зарплат. А ще ви зможете:

• відстежувати надходження, виплати та витрати в єдиному місці;
• керувати платежами Payoneer та додавати їх до стрічки транзакцій;
• стежити за статусами платежів онлайн;
• відстежувати надходження з-за кордону через мультивалютний або звичайний акаунт;
• підключати членів команди або співробітників у необмеженій кількості до свого акаунту, і всі вони отримуватимуть доступ до таблиць, стрічки транзакцій та іншої інформації.

Вартість планів Xero

Використання Xero – задоволення не найдешевше, і хоча можливості сервісу повністю відбивають плату за них, деякі підприємці вагаються перед оформленням підписки. Для власників малого бізнесу ціна може здатися зависокою з урахуванням того, що частина функцій може бути непотрібною, однак для середнього та великого бізнесу вартість більш ніж виправдана.

Всього Xero пропонує три тарифні плани: Starter за 22$ на місяць, Standard за 35$ та Premium за 47$. До кожного плану можна докупити додаткові функції за 4$-7$: аналітику, відстеження проєктів та звіт за витратами. Нові користувачі можуть отримати безкоштовний доступ до всіх функцій у пробний період на 30 днів. Також служба підтримки Xero доступна цілодобово та сім днів на тиждень.

Перший план Starter, за запевненнями Xero, підходить індивідуальним підприємцям, бізнесменам-початківцям та фрилансерам. План включає можливість надсилати пропозиції та виставляти 20 інвойсів на місяць, додавати до 5 рахунків, затверджувати банківські операції, керувати рахунками та квитанціями за допомогою Hubdoc, отримати дані про бізнес та короткостроковий рух грошових потоків.

Другий план Standard підійде для малого бізнесу, що зростає. Він включає те саме, що й перший план, але підприємці можуть необмежено надсилати пропозиції, виставляти інвойси та додавати рахунки. Додатково Standard забезпечує масове затвердження транзакцій.

Останній план Premium, на думку Xero, хороший для стабільного бізнесу будь-яких розмірів. Він пропонує все те саме, що й Standard, плюс використання мультивалютного акаунту.

Крім усього іншого, до кожного плану включено ведення звітності, прийом платежів, створення та надсилання замовлень, управління та обмін файлами та документами, управління контактами, автоматичний розрахунок податків та комісій за транзакції. Ви можете припинити співпрацю з Xero за бажанням, попередивши менеджерів сервісу за місяць.

Отже, можна сказати, що Xero – прекрасний сервіс для управління бухгалтерією, який значно спрощує життя підприємцям. Він пропонує безліч функцій, дозволяє додавати до одного акаунту необмежену кількість користувачів, у його інструментах досить просто розібратися, служба підтримки працює постійно та добре.